なりたくもない幹事になったあなたへ
私もやりたくない幹事を今まで幾度となくやってきました。社会人の通過儀礼みたいなものかもしれません。なにげなく参加していたときには幹事が何をしているかなんて考えたこともなかったです。いざ自分が幹事になるとなにをしていいのやらわかりませんよね。そこで、私が忘年会で行ったことを参考に書こうと思います。忘年会の参加者は大体３０～４０名を想定して書いています。
幹事のお仕事ってなに？
うちの職場での幹事の役割は大体このとおりです。当然職場ごとで習わしは変わります。一番最初にすることは前の幹事さんにどのようなことをしたのか、気をつけることはないか聞くことですね。
〇忘年会日の決定、お店選び、予約
〇会の案内、参加者のとりまとめ
〇乾杯・挨拶の依頼
〇会費の回収
〇幹部のお世話
〇イベントの企画
お店選びは迅速に！忘年会シーズンの良いお店の予約は激戦！！
普段と比べて忘年会シーズンの１２月はお店の予約を取るのが非常に難しいです。いいところにしようとお店に迷って予約するのが遅れると、結局ただ予約が空いているお店を焦って探すことになってしまいますよ。私はまさにそれで苦い経験をしたことがあります。
お店を決定するのに決めて置かないといけないことは、日時、参加人数、座席の種類、イベントを行う場合はそれができるかです。
日時
自分では決められません。絶対に外せない幹部のスケジュールなどを把握して候補日を決めて偉い人に相談しましょう。
参加人数
お店を選ぶ前に確定させることは難しいです。例年の参加人数を参考にしてお店に伝えましょう。欠席者が少ない職場ならMAXの人数を伝えればよいと思います。
座席の種類
私のお勧めはテーブル席、次に掘りごたつ席で最後に座敷です。当然個室がいいですよね。理由はご年配の方は腰を悪くされていたりするので椅子があると喜ばれます。それからイベントをするにしても動きやすいからです。
イベント
ビンゴ等やるにはそれなりの広さが必要です。景品も置かないといけませんからね。イベント重視なら結婚式の2次会で使うようなお店がイベントをフォローしてくれるところが便利です。
その他
こだわりのある幹部のために食べれないものや必ず飲むアルコールは確認しておきましょうね。
忘年会の案内と参加者のとりまとめ方法
私が知ってる案内の仕方は２通りです。それは紙媒体かメールかです。
紙媒体
日時、場所、移動手段（送迎バスや現地集合など）、会費などを記載して各部署に回覧してもらいました。個人ごとに参加不参加を伝えられても大変なので各部署でとりまとめてもらう形がよいと思います。幹部には手渡ししましょうね。案内の文書はネットで参考になるものがたくさんありますので検索して探してみましょう。
メール
紙媒体と同じように案内の文書を作って全員にメールするだけです。お知らせする方法が異なるだけで参加者のとりまとめは部署ごとでしていただくようにメールに記載しておきましょう。
乾杯、挨拶の依頼
開会あいさつ、乾杯、閉会あいさつといったところでしょうか。偉い人上から順に３人にお願いしましょう。開催案内を渡すときに「乾杯の音頭をお願いします。」という感じでよいと思います。
会費の徴収
会費は当日に各部署でとりまとめてもらえばよいと思います。人数が少なければ自分で一人一人回収してもよいです。
幹部のお世話
例え現地集合でも幹部だけはどのようにして会場まで行くか確認して必要なら手配していました。手配と言ってもお酒を飲まない方で車を持っている人に送迎を頼むだけですけども。それから幹部の席はあらかじめ決めておきましょうね。なにか席に目印になるものを置いておくとよいです。単純に名前の書いた紙でもいいと思います。
イベントの企画（ビンゴ）
いつもはただお酒を飲んで終わる忘年会ですが、私が幹事のときに上司から「カサくん、なんかやったら？」と呟かれました。「それは命令ですか？」と心の中で呟きながら「そうですね～、なんかやりましょうか」と答えてやりました。
企画したのは月並みですがビンゴです。これがお手軽だし簡単です。ゲームだと参加するのが面倒な人もビンゴならみんな自由にできますからね。お店も壁にプロジェクターでビンゴを投影してくれるところを選びました。福引きみたいにジャラジャラ回さなくてよいので楽ちんです。
ビンゴ！の時間は短く！！
ビンゴをするうえで注意したいのは時間です。ビンゴってだらだらしてると小一時間くらいかかってしまって、後半はダレてきます。なので、私は２時間の忘年会であれば３０分くらいでビンゴを済ますように調整しています。
目玉の景品の用意は必須！！
ビンゴは景品の紹介をするときに結構盛り上がるんです。なので最初に目玉景品を紹介するときは工夫しましょう。おすすめは景品を用意してくれる業者さんを使うことです。正直普通に買うより割高な気がしますが、十分なメリットがあります。
私が一番魅力に感じたのは景品のパネルです。パネルがあると景品がさらに栄えます。景品を紹介するときもアナウンスと共にパネルを掲げると「おぉ～」という声が上がりますので場の雰囲気が一気によくなります。
また実際に渡すときには目録を渡す形になっているのも大きなメリットです。あとで目録についているハガキに住所等を書いて送付すると景品が配達される仕組みです。なので大きな景品でも荷物にならないんですよ。後で知ったのですが私が使ったところは景品ではなくクオカードとも交換できる仕組みになっていてほしくないものが当たっても喜ばれるものになっていました。
景品はどのくらい用意したほうがいい？？
３５人くらいの忘年会で準備した景品は２8個くらいだったと思います。予算が５万円ちょっとくらいです。（幹部からかき集めました。）ビンゴの前に幹部からの出資があったことはみんなに伝えましょう（拍手）！これで幹部もいい気分です。
〇景品リスト
・目玉商品（景品専門店の景品セット）５品 ４万円くらいだったかな。
選べる松坂牛！、ズワイガニ！、ふぐ！、ハーゲンダッツ詰め合わせ！、ウインナー詰め合わせ！
残ったお金でだいたいこんな感じで揃えました。
・ちょっと高めの缶ビールを色々な種類買って３缶程度の詰め合わせ ５品
ビールって何気に喜ばれます。特に年配の方に。
・いい香りのする石鹸 ２品
・ハーゲンダッツ引換券 １０枚
女性には大うけでした。でも実際に買うより高いのが玉に瑕。
・クオカード（1000円） １枚
・残業のお供にカップラーメン詰め合わせ ３組
・景品専門店でサービスでついてきた幹事さんセットとビンゴ機 １品
・切るだけで痩せれるTシャツ １品
私が欲しかったのでつい。
・ビンゴ！にならなかった人にスクラッチ（100円）で帳尻合わせとかしてもいいかもしれません。
ビンゴを最後まで盛り上がらせるための工夫！！
景品の渡し方をどうするかがビンゴをするうえで大切なポイントです。早く上がった人から良いものを渡すと最後は盛り上がりませんよね。なので私は百円ショップでクジと箱を買ってビンゴした人からクジを引いて景品を当ててもらいました。この試みは大成功で最後まで目玉のフグが残っていたので盛り上がりました。
それから時間のことを前に書きましたが、時間がかかりすぎるとみんな飽きてしまいますので、特に最初の誰もビンゴすることのない1～6回くらいまではサクサク進みましょう。
以上です。
参考になれば幸いです。
